Fare molta più attenzione di prima: la capacità di prevedere e misurare con precisione i propri costi, ora che i ricavi sono duramente messi alla prova - se non addirittura azzerati o quasi - diventa un fattore chiave che può addirittura decidere la sopravvivenza dell’azienda bar.
Da qui l’importanza di due elementi chiave: la standardizzazione e il controllo dei costi, a partire da quelli nascosti.
«Occorre essere precisi nel fissare degli standard, nel rispettarli e nel tenere conto di tutti gli elementi che vanno a comporre il costo per l’azienda - spiega Domenico Maura, una lunga esperienza nella gestione di bar d’albergo in strutture di alto livello -. Sono spesso elementi sottovalutati, ma che alla lunga possono fare la differenza tra un bar in salute e un bar che magari lavora anche ma non porta risultati economici proporzionati allo sforzo e all’impegno profuso».
Il diavolo si nasconde nei dettagli, recita un detto, che per Maura si chiamano costi nascosti: «Molti locali - spiega - facendo i conti a consuntivo, si trovano una serie di costi in più che non avevano calcolato. E che spesso determinano il fatto che l’attività alla fine non guadagni o non guadagni abbastanza. Meno misure si fanno, meno strumenti si hanno a disposizione per capire dov’è il problema e come aggiustare la rotta.
Alla gestione dei costi, Maura ha dedicato un libro (“L’ingegneria del menu. Come gestire i costi di un bar nell’era moderna”), frutto della sua esperienza ultraventennale nei bar di grandi alberghi, perlopiù appartenenti a catene internazionali.
L’importanza di fissare standard precisi, spiega Maura, cresce all’aumentare dei volumi di attività. E fa un esempio illuminante: «Supponiamo che abbiamo deciso di servire un distillato a 8 euro al bicchiere, stabilendo che la porzione standard da servire è 4 cl. Ipotizziamo poi che il barman, non rispettando gli standard, abbia servito ogni volta 5 cl anziché i 4 stabiliti. Ipotizzando un costo della bottiglia (di un litro) di 40 euro, mi ritroverò ad aver servito 20 porzioni anziché 25, con un mancato ricavo di 40 euro e un beverage cost del 5% superiore al previsto. Su un incasso medio giornaliero di 1.800 euro, fatto per il 75% dal beverage, quel cl in più versato nel bicchiere si traduce a fine anno in oltre 20mila euro di maggiori costi».
Avendo chiaro questo in testa, sarà più facile pensare alla necessità del rispetto degli standard come a una pratica irrinunciabile (Leggi anche: "Fai un check up al tuo bar. Una miniguida alla buona gestione").
Un menu fatto a schede
Da dove partire, allora? «Per ogni voce del menu, a cominciare dai cocktail per arrivare a comprendere tutta l’offerta food - spiega Maura - occorre creare una scheda tecnica riassuntiva, che fornisca tutte le informazioni chiave per la realizzazione della ricetta: gli ingredienti, la modalità di preparazione, la modalità di servizio (quale bicchiere, quale piatto), come deve presentarsi al cliente (meglio se la scheda contiene anche una foto del risultato finale richiesto). Naturalmente, le dosi da servire non sono stabilite una volta per tutte e valide per tutti i locali, ma dipendono dal tipo di locale e da servizio che si vuole dare. L’importante è che lo standard ci sia, sia sostenibile economicamente e venga rispettato e fatto rispettare».
Garantendo il rispetto degli standard, spiega l’esperto, siamo solo a metà dell’opera: il bar manager ha infatti individuato 14 possibili cause, spesso misconosciute, capaci di incidere pesantemente, sia singolarmente che - a maggior ragione - nel complesso sulla redditività di un locale: «Sono aspetti che vanno tenuti in considerazione e calcolati. Non sono il male assoluto, ed entro certi limiti sono elementi che fanno parte dell’attività. Penso ad esempio alle rotture, che è impossibile eliminare del tutto. Ma, dalla mia esperienza, misurarle e registrarle aiuta da un lato a contenere certi fenomeni - come per esempio l’autoconsumo o il prelievo di prodotti da parte dei titolari - dall’altro a preventivare e inserire in fase di budget il loro costo. Con il risultato di non ritrovarsi, in sede di consuntivo, delle sorprese sgradite, sotto forma di costi superiori ai ricavi o di extra-costi di cui non si aveva la più pallida idea». check list
Caccia ai costi nascosti: le 14 cose da controllare
1. Errori del fornitore in fase di scarico prodotti Merce non idonea, non conforme alla richiesta, con scadenza troppo ravvicinata. Va deputata una persona al ricevimento e controllo della merce.
2. Rotture «Un 10% l’anno è accettabile» dice Maura. L’ideale? Un documento dove registrare tutte le rotture, con accanto chi/quando/perché. Da analizzare periodicamente.
3-4. Furti (del personale/dei clienti) Occorre capire come avvengono e perché e prendere le opportune contromisure.
5. Offerte di bevute gratis ai clienti Vanno sempre registrate. «Occhio alla versione “me ne dai un po’ di più?”. Offritegli un double».
6. Consumi interni dei dipendenti Va stabilita una regola. E i consumi interni vanno sempre registrati.
7. Errori nella gestione delle comande «Ripetere sempre la comanda al cliente alla fine riduce gli errori. Ogni drink sbagliato ha costi reali (il tempo del cameriere, il tempo del bartender, i prodotti consumati) e nascosti (l’irritazione del cliente, il rallentamento nel servizio).
8. Errori nell’esecuzione del drink Una comanda precisa è la base (es. «Un Margarita senza crusta»). La regola? “Dagli ciò che ha chiesto, senza inventare nulla”.
9. Prelievo di prodotti da parte dei titolari per esigenze personali «Andrebbero sempre registrati. Sennò i conti non tornano».
10. Intere partite o singoli prodotti alterati Spesso ce ne si accorge solo dopo l’apertura della confezione. Un esempio? Compro grandi quantitativi di prodotti a scadenza ravvicinata e non riesco a consumarli.
11. Prodotti scaduti Cattiva gestione del magazzino: “dimentico” i prodotti in scadenza in fondo.
12. Cattiva manutenzione delle attrezzature «La manutenzione ordinaria dovrebbe essere il 5% del budget totale. Se manca, finirò per avere costi aggiuntivi»
13. Esuberi di personale «I turni sono modulati bene?»
14. Cattiva progettazione delle aree business e di lavoro Le distanze eccessive si traducono in tempi e costi maggiori.
