Come e perché fare il business plan della ripartenza

La ripartenza lenta ci costringe a correre ai ripari: è necessario ripensare la struttura dei costi costruendo un business plan specifico per i prossimi tre mesi

business plan della ripartenza

Tutti ci aspettavamo una ripresa complicata, ma nessun gestore avrebbe forse immaginato quello che sta accadendo.

Stiamo assistendo a una ripartenza molto lenta, figlia sicuramente di una serie di fattori: il bisogno di riconquistare delle abitudini perdute, la paura di frequentare posti diversi dalle proprie abitazioni, il timore del ricontagio, un senso generale di diffidenza.

Si potrebbe iniziare ad additare colpevoli e incapaci, presunti tali o capri espiatori, ma a poco serve. Bisogna ripartire e farlo così come questa pandemia moderna ci sta insegnando: in maniera dinamica, elastica e modificabile in ogni momento.

È necessario stilare il “Business plan della ripartenza”. Ci vuole del tempo per passare dalla fine dell’emergenza sanitaria alla presunta normalità.

Riclassificare il conto economico 2019

L’esercizio contabile 2019 è una annualità normale, da prendere come paragone per i ragionamenti dei prossimi periodi.

Il primo consiglio, se ancora non l’avete fatto, è di riclassificare il conto economico del 2019 in macroaree, che vi permettano di definire le percentuali necessarie per fare dei ragionamenti successivi.

Ipotizziamo una situazione tipo:
azienda da 500mila euro di ricavi, divisi 200 mila a pranzo e 300 mila a cena.

Capitolo costi:
- costo della materia prima pari al 35% (euro 175.000);
- un socio che lavora nell’azienda stipendiato e l’altro di capitali;
- incidenza del personale oltre al socio lavoratore pari al 25% (euro 125.000);
- costi per la location pari al 10% (euro 50.000);
- spese varie pari al 15% (euro 75.000);
- margine per il socio lavoratore e per quello di capitali pari al 15% (euro 75.000).

A marzo 2020 siete inciampati nel Covid-19 e avete provveduto a stilare il Business plan temporaneo che, basato su un principio di cassa, vi ha consentito di “tamponare” la situazione, permettendovi di adempiere agli impegni del periodo e di rendervi consapevoli del “rosso” creato nei 90 giorni di lockdown.

Avete probabilmente presentato all’istituto di credito di vostra fiducia una richiesta di intervento per 25mila euro, qualora dal Business plan temporaneo sia emerso un fabbisogno di importo pari o di poco superiore a tale somma; viceversa, siete in attesa di ricevere l’erogazione di un finanziamento più strutturato che dovrebbe aiutarvi nella ripartenza.

Gli incassi dopo il lockdown

Il consiglio è quello di organizzare i prossimi 90 giorni in maniera diversa dal solito. Al primo di settembre inizierà probabilmente (e sperabilmente) una nuova fase. Certo e speranzoso che non subiremo una ricaduta sanitaria in questo periodo, da settembre i timori delle persone inizieranno a scemare e si andrà verso una nuova normalità.

I primi dati ci parlano di incassi pari al 25-35% rispetto a quelli dello scorso anno nello stesso periodo.

Tutto ci farebbe urlare al disastro, al “piuttosto chiudo tutto”, “porto i libri in Tribunale” e via discorrendo, ma sinceramente non vedo alternative che non quella di adeguarsi alla situazione e prendere spunto per ripartire. L’imprenditore “deve” essere un’ottimista.

Non era prevedibile il tempo che necessitava per ritornare a una situazione “normale”; non possiamo mettere in discussione il fatto che torneremo a stare bene come prima; possiamo avere il timore di non conoscere quando ciò avverrà. Ma ritengo che non ci sia situazione migliore per analizzare nel “vero profondo” la propria azienda.

Il business plan della ripartenza

Ecco perché nasce il bisogno di redigere il Business plan della ripartenza. Si tratta di un conto economico calcolato a tre mesi (giugno/luglio/agosto) che ci deve permettere di raggiungere sulla carta lo zero. L’obiettivo è quello di non fare perdite. Impossibile in questo periodo fare utili.

Si parte dalle entrate: prendete gli incassi del 2019 dei mesi di giugno, luglio e agosto e prendete in considerazione il 35% degli stessi. Ad esempio se nel 2019 avete incassato 130.000, prendete in considerazione 45.500 euro di incasso nel trimestre. Inutile stare a disperarsi: questo è il risultato probabile del trimestre.

Ricalcolate le macroaree di costo

La materia prima per natura dovrebbe incidere per il 35% (storico 2019), quindi 16.000 circa; ma ha senso offrire la solita proposta? Forse non è il caso di ridurre il menu in modo da contenere gli sprechi e i costi di gestione della linea e puntare sulla qualità dei prodotti “cavallo di battaglia”? Può essere sicuramente questo il momento giusto per apportare quelle novità o modifiche che da tempo volevate fare ma, a pieno regime, non avete mai avuto il coraggio di fare.

Il costo del personale non dovrà essere superiore a 11.375,00 euro (25%); parlate con il vostro consulente e fatevi dare il costo mensile di ogni vostro dipendente; se dovete spendere 11.375 in tre mesi, significa che dovete spendere 3.800 euro al mese di costo lordo; è inutile aspettare la fine del trimestre per comprendere quanto avete speso; se non cambiate le vostre abitudini, spenderete sicuramente di più di quello che potete spendere; è inutile che guardate la cucina pensando che senza quel tot di persone non potete fare il servizio! Il ragionamento è: quante persone mi posso permettere? Con queste persone cosa posso cucinare di sensato per il mio business? Idem per la sala; ogni istante in cui un vostro dipendente è fermo, non è per colpa della gente che non entra: è responsabilità vostra saper creare la squadra giusta per “aggredire” la situazione; vi ricordo che la cassa integrazione va comunicata a posteriori, all’atto dell’elaborazione del cedolino; quindi create, con i dipendenti che si rendano disponibili nel periodo, delle categorie (la cucina e la sala; oppure gli chef, gli aiuti, i camerieri, i runner; più sottoclassi fate, più è semplice creare le rotazioni); decidete, in base al costo, come dividere le turnazioni della cassa integrazione (gli chef lavorano due settimane e stanno in cassa integrazione la terza; gli aiuto fanno una settimana di lavoro e una di cassa integrazione ecc.); in questo modo tutti i dipendenti restano “abituati” al lavoro; il denaro a disposizione del personale lo dividete in modo omogeneo e la cassa integrazione diventa parziale per tutti.

Per le aziende con fatturati superiori ai 600mila euro nel corso del 2019, chiedete ai vostri consulenti di aiutarvi a redigere il Business plan. *

Locazioni e spese generali: differire il più possibile

il costo della locazione dovrebbe essere pari a 12.500 euro circa nel trimestre. Ma voi, in base al Business plan della ripartenza, potete permettervene 4.375 (poco più di una mensilità).

Consiglio di farlo presente ai proprietari; raggiungete con loro un accordo transitorio, con l’augurio che il credito d’imposta possa essere prorogato anche per i mesi a seguire; ma intanto è inutile prendersi in giro; se voi non incassate a sufficienza, per il proprietario dei muri il problema è solo posticipato di qualche mese; quindi a mio avviso, ben venga per tutti un ragionamento graduale e strutturato; un proprietario che vi vede arrivare con dei numeri seri e non solo con la volontà di pretendere uno sconto, ove munito di buon senso, ne sarà sicuramente colpito e più disponibile a cercare una soluzione.

Infine le spese varie, pari al 15% nella normalità: ove possibile tirate la cinghia; chiaramente sarà difficile farlo con i prestatori di servizi professionali e assicurativi, ma anche con loro potete valutare l’ipotesi di creare un differimento del pagamento dilazionato nei mesi a seguire.

L'importanza di numeri dettagliati

Sarebbe importante avere una suddivisione maggiore della provenienza dei ricavi per “tastare la temperatura” in corso di trimestre: il numero di pasti somministrati nel mese, magari divisi tra pranzo e cena, il numero di colazioni o di aperitivi.

Insomma elementi numerici che, se alla stesura del Business plan della ripartenza vengono quantificati al 35%, nulla vi vieta nel corso del periodo di aumentare i valori se le vostre previsioni iniziali si rivelassero sotto.

Ogni volta, se avete i numeri sotto mano, potrete dirvi: “Faccio rientrare una persona in più dalla cassa o lavoro di più io così riesco a guadagnare qualcosa’”.

Ecco che a quel punto i sussidi dello Stato o i crediti d’imposta saranno una manna dal cielo per l’imprenditore; ma l’azienda deve essere riorganizzata per andare a pareggio da sola! Terminato questo periodo tutto sarà un ricordo, ma se usato nel modo giusto, avrete finalmente imparato a creare un vero “organigramma operativo”, a calcolare un vero “costo piatto” e via di seguito.

Se avete paura di non saperlo fare, se ancora nessun professionista vi è corso in aiuto, andate voi a cercarlo. Una buona programmazione non è detto che risolva il problema, ma di certo non lo complica.

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