Il gestionale evoluto non fa solo il conto, ma anche la promozione

Digitalizzazione e innovazione tecnologica per realtà come bar e pub possono significare gestire il servizio in modo veloce e preciso, fidelizzare i clienti con promozioni e iniziative di marketing personalizzate, controllare e analizzare l’andamento del locale. Tutte opportunità che un buon software gestionale può offrire, mettendo a disposizione del gestore un ventaglio di strumenti innovativi.

Dalla comanda al conto

La rivoluzione digitale può diventare un vantaggio anche per il business dei piccoli esercizi. «Si parte dalle esigenze di base che, in Italia, sono in molti casi quelle ancora da soddisfare a livello di informatizzazione e digitalizzazione. Quindi il registratore di cassa, con la possibilità di automatizzare l’emissione del conto, riducendo al minimo gli errori, la presa della comanda e l’ottimizzazione dei tempi», spiega Rudy Ricci, direttore soluzioni horeca di Passepartout, azienda di San Marino che sviluppa gestionali per i settori dell’ospitalità e della vendita al dettaglio.

Un software gestionale efficace consente infatti la stampa di diverse tipologie di documento in fase di chiusura conto e può essere collegato ai registratori di cassa e alle più diffuse stampanti fiscali presenti sul mercato, permettendo di preparare un conto unico, o di frazionarlo “alla romana”, applicando eventualmente sconti e utilizzando diverse tipologie di pagamento. In tutto ciò i prodotti scelti possono essere associati al singolo cliente al momento dell’ordine per poi richiamarli per calcolare conti personalizzati.

Anche le attività di back-office possono essere agevolate, gestendo velocemente la fatturazione e l’incasso dei sospesi, l’emissione di fatture riepilogative o su scontrino e i buoni pasto.

La presa della comanda attraverso dispositivi mobili, consente di inviare l’ordine ai centri di lavorazione, banco o cucina, snellendo le procedure. Un’opzione interessante è poi la possibilità di gestire più sale grazie a una piantina che riproduce l’ambiente reale e semplifica l’individuazione dei tavoli, fornendo informazioni su quali sono liberi, occupati, prenotati e quelli per cui il conto è già stato emesso.

Strumento di marketing

«Soddisfatte queste esigenze di base, il secondo passo è l’analisi dei dati che si possono raccogliere con il sistema, dal flusso di persone nei diversi orari ai prodotti più apprezzati, per poi proporre promozioni e operazioni di marketing in precise fasce orarie. Per esempio per l’aperitivo, notificando le promozioni via email o sms», continua Ricci.

È possibile anche registrare le preferenze del cliente, assegnargli listini o sconti particolari, applicati automaticamente in fase di conto, informarlo sulle nuove promozioni, prevedere automaticamente gli auguri per il compleanno, creare gruppi di persone a cui inviare messaggi legati a iniziative mirate.

La digitalizzazione apre poi interessanti scenari futuri, soprattutto grazie ai dispositivi mobili, sempre più diffusi, che, osserva Ricci, «possono essere usati per creare un contatto diretto con gli ospiti. Per esempio, stiamo sviluppando app che consentono di “dematerializzare” il menu, dando la possibilità di ottenere informazioni in più su ingredienti ed eventuali allergeni. Oppure, in locali di grande afflusso come i pub, l’ospite potrebbe usare l’app per ordinare in autonomia, per chiamare il cameriere o per pagare il conto. Ed è possibile pensare a integrazioni con i social network in un’ottica di comunicazione».

In tutto ciò, uno dei vantaggi principali, conclude Barbara Reffi, amministratore delegato di Passepartout, «è che questi sistemi consentono al gestore di avere sotto controllo tutto. Un buon gestionale deve funzionare sempre, essere sicuro, facilmente usabile, semplice, intuitivo e comprensibile da tutti, in modo da snellire le attività di gestione e ottimizzare tutte le risorse con il risultato di ottenere un sostanziale risparmio economico».

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