La caffetteria non è un bar tradizionale e richiede competenze e modelli di gestione differenti. A partire, ad esempio, dall’acquisto diretto delle attrezzature. Non solo, occorre essere efficaci a comunicare la qualità e a saper cavalcare le mode.

L’apertura di un specialty coffee shop è un fenomeno recente in Italia che procede a piccoli passi. Ancor più interessante è il fenomeno che coinvolge esercizi che operano da tempo e che decidono di puntare sulla specializzazione, convertendo un bar generico in una caffetteria moderna. Considerato che la vogue imperante è di offrire diversi tipi di caffè e di estrazioni, è importante la scelta della location ancor prima di quella del torrefattore: meglio, dunque, preferire zone in cui transitano gli stranieri (più avvezzi alla formula caffetteria) e i giovani, che spesso hanno sperimentato modalità di consumi alternative oltrefrontiera. Non manca chi ha successo in zone decentrate grazie a un importante lavoro di formazione personale e di educazione del consumatore, che comunque per tutti deve rappresentare un punto di partenza e di lavoro quotidiano. Un bravo barista si può paragonare a uno chef e il bancone alla sua cucina, dove sperimentare nuovi gusti, nuove ricette, nuovi tipi di estrazione e li propone alla clientela, dando la possibilità di scegliere tra l’aroma consueto (spesso una miscela) e la scoperta di altri (per lo più singole origini), questi ultimi da variare almeno una volta al mese.
In fase di apertura è importante considerare i gusti dei clienti potenziali e proporre caffè in linea con la miscela principale. Col tempo si potrà proporre caffè con una gamma di aromi più ricca e “intrigante”. Magari una doppia estrazione di Arabica a basso contenuto di caffeina da proporre al tavolo: un’abitudine radicata all’estero e che sta prendendo piede anche in Italia.

Lo stile è informale
L’architettura di una caffetteria moderna è generalmente diversa da quella comune nei locali tradizionali con banconi più piccoli e ribassati e l’operatore che lavora allo stesso livello del cliente e la macchina espresso collocata in posizione frontale. Allo stesso modo, lo stile underground e informale di molte caffetterie “third wave” è costruito per creare un’atmosfera confidenziale dove il consumatore dialoga con il barista e vive l’esperienza di un consumo consapevole: finalmente prende coscienza di cosa sta bevendo, s’informa sull’origine della miscela e raccoglie informazioni riguardo la lavorazione della materia prima o la varietà. Questa attenzione da parte del gestore giustifica prezzi mediamente maggiori della media (ne abbiamo parlato in modo esteso nel servizio “Se il caffè vale il margine può crescere”, Bargiornale marzo 2016). Altro aspetto caratteristico è l’organizzazione del banco dove vanno posti prodotti e attrezzature per la trasformazione del caffè. È bene infatti partire con il piede giusto, differenziandosi il più possibile dalla concorrenza standard.
La macchina espresso è ovviamente protagonista anche in caffetteria: l’”artigiano del caffè” la vuole però su misura per la propria attività e ama controllare ogni fase dell’estrazione agendo su diversi parametri, tra cui la temperatura e la pressione dell’acqua (che possono essere fissi o variabili), la durata e, a monte, la corretta macinatura, il dosaggio del macinato e la pressatura. Grazie a ciò, anche il macinacaffè assume un posto di primo piano. Per lo più vengono utilizzati i macinacaffè on demand, che erogano direttamente il macinato nel filtro.

Acquisto o comodato?
In base a una recente ricerca Ucimac il 34% degli operatori è proprietario della macchina per il caffè, un dato confermato da Fipe (indagine Fipe-Format, 2015) per il quale si arriva addirittura al 37,2%. Quando si parla di caffetterie il dato cresce; c’è chi sostiene che i locali “third wave” abbiamo solo attrezzature di proprietà. Il comodato d’uso è invece scelto quando il gestore punta a fare un contratto unico con il torrefattore che comprenda macchina e caffè (53,8%), per avere una garanzia costante per la macchina (35,7%) e per non dovere sostenere il costo di acquisto tutto in una volta (26,2%). Quale formula conviene? «Avendone la possibilità, ovvero la liquidità o l’accesso a fonti di finanziamento esterne, conviene l’acquisto» afferma Luciano Sbraga, direttore dell’Ufficio studi della Fipe. La dimostrazione della convenienza dell’acquisto della macchina la si trova in un modello pubblicato nel volume “Il Bar” della Collana Le Bussole di Confcommercio-Imprese per l’Italia (vedi a pagina 50), che riporta la case history di un bar che decide di acquistare le attrezzature di servizio (macchina espresso, macinacaffè e fabbricatore di ghiaccio) per un valore globale di 5.000 euro da scaglionare, grazie a un finanziamento, in 5 anni. L’acquisto consente rispetto al comodato d’uso non solo di portare in ammortamento i beni acquistati (600 euro l’anno) – beni che sono e restano di proprietà del gestore – ma soprattutto di risparmiare sulla fornitura di caffè che non è più vincolata (nel caso delle cosidette “forniture chiavi in mano”) e a prezzo libero. Questa simulazione si basa su un costo annuo di acquisto di caffè torrefatto senza fornitura di attrezzatura ovviamente più basso rispetto al costo di acquisto annuo di caffè torrefatto con fornitura di attrezzature: 16 euro al kg contro 19 euro al kg (prezzi al netto di IVA).

Organizzare il lavoro
A questo punto si tratta di mettere a punto l’offerta. Il consiglio è di cominciare con un paio di metodi di estrazione (V60 o French Press) e una miscela dedicata con cui farsi vedere all’opera e eventualmente offrire assaggi. In questa fase è fondamentale spiegare al cliente cosa sta degustando e quali caratteristiche ricercare; poi si potrà diversificare inserendo più origini e nuovi metodi. Sino ad ora si è parlato di caffè, ma l’offerta non può fermarsi qui: è importante cogliere e soddisfare i bisogni dei clienti, a cominciare dai prodotti per la colazione (brioche di vari gusti, torte, cereali, yogurt) per proseguire con delle proposte salate che si possano accompagnare al pranzo. Ricordarsi sempre che food e caffè si “trainano” a vicenda. Dopo un primo periodo di avviamento il titolare deve chiedersi se gli strumenti messi in atto gli stiano permettendo di raggiungere l’obiettivo desiderato coinvolgendo il personale, che deve essere adeguatamente formato per trasmettere i valori e la filosofia del locale.

Fare squadra e… i conti
A proposito di personale è bene “ritagliare” del tempo da dedicare ai propri collaboratori ad esempio quando arriva un nuovo caffè per spiegarne le caratteristiche e i valori e prendersi il lusso di una giornata di chiusura annuale per fare squadra. Nelle ore di punta la comunicazione tra colleghi e l’organizzazione devono essere infatti ben rodate. Se un tavolo richiede contemporaneamente un’estrazione a filtro e un espresso, lo staff dovrà cominciare con l’estrazione a filtro e, quando la sua lavorazione sarà intorno alla metà, preparare l’espresso in modo da consegnare entrambi caldi ai clienti.
La lavorazione a filtro non deve infatti assorbire ogni attenzione del banconista, ma lasciargli tempo durante l’estrazione per lavorare agli espressi ordinati dai clienti. Le cose sono più semplici quando ci si può permettere due baristi: uno dedito alla macchina, uno ai filtri e alle altre preparazioni.
Per il resto la gestione di una caffetteria moderna non differisce da una qualsiasi altra impresa. Così, ad esempio, la chiusura della giornata con la verifica dei conti è una fase cruciale, che il titolare deve affrontare con grande attenzione per comprendere chi sono i suoi clienti, le loro preferenze, lo scontrino medio a persona ecc. È altresì importante individuare i giorni in cui si incassa di più e quelli più “fiacchi”, suddividere le entrate per fasce orarie, valutare quali sono le referenze più richieste o acquistate e quali generano una marginalità superiore. Spesso basta poco a correggere il tiro, cambiando il fornitore o selezionando prodotti che incontrano maggiormente il favore del proprio pubblico di riferimento e le tendenze del momento.

Occhio al break even
Fondamentale è inoltre capire quando sarà possibile il break even point e ogni sera verificare se si è sotto o sopra la linea rossa. Se dopo sei mesi si è in negativo è bene fare un’analisi ancora più approfondita del proprio business plan e magari rivolgersi a un consulente del settore per comprendere come rimediare in breve tempo e come rilanciare la formula. Quando l’attività sarà bene avviata, ci si potrà concedere un po’ di respiro, ricordando di non addormentarsi sugli allori. L’attenzione deve essere sempre alta: bisogna seguire le dinamiche del mercato, comprenderne i trend e, quando i tempi lo chiedono, adeguarsi a essi con rapidità.

Nella edizione su carta di Bargiornale le opinioni di:
Dario Ciarlantini, coordinatore Scae Italia
Andrea Lattuada, formatore Scae e socio della Scuola di formazione professionale 9Bar
Sergio Barbarisi, general manager BWT Water+More Italia
Andrea Antonelli, docente Scae, titolare Street Coffee School e consulente PulyCaff
Gianfranco Carubelli, Ceo responsabile qualità e sicurezza di Asachimici
Gabriele Cortopassi, autore del libro “Aprire un bar”, del blog Caffè Espresso Italiano e docente Espresso Academy
Daniele Palladini, ad Ditta Artigianale, proprietario Rex di Firenze
Elisabetta Ferri, responsabile comunicazione di Caffè River
Nicola Marchesani, responsabile filiale di Roma del Gruppo Cimbali
Simona Sordelli, responsabile mkt e comunicazione di Rancilio Group
Moreno Faina, direttore Università del Caffè di illy

 

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