Registri pluriennali in perfetto ordine

Come fare –

Come archiviare la documentazione sull’azienda, gli immobili, le utenze, i dipendenti, gli istituti previdenziali e il fisco in modo da trovare quel che serve all’occorrenza. I consigli dell’esperto e i tempi di conservazione obbligatori

Trovare i documenti quando occorre (per esempio, in caso di controlli) può essere un problema, soprattutto nel caso di quelli che risalgono a tempo addietro. Solo una archiviazione e una conservazione ordinata permette di evitare guai o perdite di tempo.
Non si tratta di una imposizione di legge, ma di una scelta di buon senso, di fondamentale utilità soprattutto nel caso degli archivi pluriennali, quelli che raccolgono insieme documenti di più anni od esercizi).

Tutto in sei faldoni
Per una corretta gestione di un locale, è opportuno organizzare la documentazione in sei archivi pluriennali: vi spieghiamo come organizzarli e per quanto tempo occorre conservare la relativa documentazione.
1. Immobilizzazioni. In quest'archivio andranno raccolte tutte le fatture e i documenti imputati a costi immobilizzati nell'attivo patrimoniale, siano essi beni materiali, immateriali o costi a utilizzo pluriennale.
La suddivisione dovrà essere effettuata per categoria di beni, in base al codice di conto di contabilità generale, e per anno d'acquisizione.
Qualora un bene venga ceduto, è opportuno archiviare una fotocopia della fattura di cessione accanto alla fattura di acquisto, per documentare l'uscita del bene dalla propria disponibilità.
Questi documenti devono essere conservati fino a dieci anni dopo la dismissione del bene.
2. Ricevute, fatture e contratti originali di rapporti che si protraggono nel tempo senza soluzione di continuità.
In quest'archivio, diviso per fornitori, vanno raccolti i documenti (comprese quindi le copie dei contratti) che riguardano rapporti che sono per loro natura pluriennali, quali ad esempio:
 locazione, sia di beni mobili, cioè di attrezzature (leasing) che di beni immobili;
 erogazione di energia elettrica;
 servizi telefonici e telex;
 assicurazioni;
 tasse di possesso sugli autoveicoli;
 rapporti di agenzia.
La conservazione deve avvenire, per i contratti, fino a dieci anni dopo la loro estinzione o la loro sostituzione. Le ricevute e le fatture, invece, vanno tenute fino a dieci anni dopo la data di emissione.
3. Dichiarazioni tributarie ed allegati, bilanci. In quest'archivio vanno inserite, divise per anno, le copie delle dichiarazioni tributarie: Iva, Modello 770, Unico, bilancio con relativi allegati (di quest'ultimo si possono eventualmente predisporre dei fascicoli rilegati, da consegnare in caso di necessità).
Vanno conservati fino a dieci anni dopo l'anno di presentazione.
4. Pratiche dei dipendenti. In quest'archivio vanno inserite in fascicoli individuali, divise per anno, le buste-paga dei dipendenti e la relativa corrispondenza intercorsa, dal contratto di lavoro iniziale alla cessazione.
La conservazione deve essere fatta fino al pensionamento del dipendente o fino a dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
5. Rapporti con istituti previdenziali. In quest'archivio vanno inserite le diverse denunce e ricevute relative ai rapporti con gli istituti previdenziali quali Inps, Inail, Enasarco, ecc. divise per istituto e, al loro interno, per anno di competenza. I tempi di conservazione sono gli stessi visti delle pratiche dei dipendenti.
6. Documenti di inizio attività e variazioni successive. In quest'archivio vanno raccolti l'atto costitutivo, le dichiarazioni di inizio attività, con l'attribuzione della partita Iva, del codice fiscale, del numero di iscrizione al Rea e a tutti gli altri eventuali elenchi imposti dalla legge. Vanno inoltre raccolte tutte le variazioni successive, comprese quelle al registro delle imprese.
Tutti questi documenti devono essere conservati fino a dieci anni dopo la cancellazione della società.

CHECK LIST
Archivi pluriennali
■ Immobilizzazioni: raccoglie tutta la documentazione relativa a voci di costo di durata pluriennale. Possono essere beni mobili (automezzi, attrezzature ecc.) oppure immobili (i “muri” del bar).
■ Locazioni, utenze ecc.: meglio inserire in un unico faldone tutti i rapporti di fornitura pluriennali: le locazioni, le utenze, le assicurazioni ecc.
■ Fisco e bilanci: raggruppa, divisi per anno, le copie delle dichiarazioni tributarie (Iva, 770, Unico) e dei bilanci con i relativi allegati.
■ Dipendenti: la documentazione relativa ai rapporti di lavoro va organizzata per fascicoli individuali; all'interno di ogni fascicolo meglio suddividere la documentazione per anno.
■ Istituti previdenziali: in questo caso l'organizzazione ottimale prevede una suddivisione per istituto (Inps, Inail, Enasarco) e, per ognuno, per anno di competenza.
■ Documenti relativi all'azienda: è opportuno raggruppare in un unico faldone tutti i documenti di inizio attività (atto costitutivo, partita Iva e codice fiscale ecc.) e tutte le eventuali variazioni successive.

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