Il ritorno della voglia di far festa delle persone abbinata, sempre più spesso, al desiderio di affidare tutte le incombenze a qualcun altro apre nuovi spazi per i locali che hanno spazi sufficienti da potersi proporre come location per piccoli (o grandi) eventi. Le occasioni per celebrare non mancano mai: dai classici compleanni ai party aziendali, passando per lauree, feste di fine corso e qualsiasi altra cosa. Il calendario aiuta, regalando anno dopo anno nuove opportunità per organizzare delle celebrazioni: da San Valentino ad Halloween, passando per la festa della donna e quella dei nonni. E anche cose più serie, come comunioni e matrimoni, sempre più spesso guardano al bar come una valida alternativa ai luoghi più tradizionali (i ristoranti), spesso troppo impegnativi in termini di costi, di formalità, di durata del momento celebrativo.
«Per prima cosa un locale deve far percepire ai possibili clienti che offre non solo una location, bensì una soluzione che permette di risparmiare tempo, spazio e fatiche organizzative offrendo qualità e servizio - spiega Mauro Adami, direttore artistico di Domo Adami Events, agenzia che si è occupata dell’organizzazione delle ultime due edizioni di Barawards -. Organizzare un evento significa offrire idee e soluzioni selezionate, ricercate e testate».
Già, ma da dove si comincia? «Bisogna innanzitutto individuare una risorsa che si occupi dell’organizzazione degli eventi - spiega Adami -. Naturalmente, soprattutto all’inizio, non lo farà a tempo pieno. Ma è importante che abbia tutte le competenze per seguire l’evento dalla trattativa con il cliente alla comunicazione post-evento, come pure per far allestire e disallestire lo spazio in tempi e modi compatibili con la normale attività del locale».
Se un locale non si è mai proposto come location di eventi, il modo migliore per cominciare a farlo è organizzare una festa: «L’idea potrebbe essere il compleanno del locale - afferma Adami -. Il duplice vantaggio può essere di ringraziare e gratificare i propri clienti invitandogli e al tempo stesso “mettergli una pulce nell’orecchio” su cosa potrebbero fare da voi».
Documentare tutto
Per proporsi efficacemente, occorre organizzarsi in modo da avere e mostrare più documentazione possibile: «Il punto di partenza deve essere la predisposizione di una serie di proposte base - suggerisce Adami -, con tipo di allestimento, offerta food&beverage, costo minimo-massimo a persona, possibili servizi aggiuntivi, dal fotografo ufficiale al dj, all’animatore: è importante far percepire quanto lavoro ci sia dietro, perché se uno pensa “mi propone i primi nomi che ha trovato su Google” l’immediata conseguenza diventa “faccio da solo” o, bene che vada, “chiedo lo sconto”». Più la proposta è modulare, più facile sarà delineare insieme al cliente il tipo di evento da realizzare.
L’obiettivo di ogni evento deve essere lasciare una traccia. «Le foto o i video aiutano a mostrare cosa si può fare e a far crescere la reputazione del locale sul social - spiega Adami -. Ovvio che bisogna chiedere il permesso alle persone, ma quale migliore pubblicità per un bar è avere i social pieni di foto di gente che si diverte nel vostro locale e magari mette un like o riposta i vostri contenuti?». Da festa nasce festa, è la sintesi finale. L’importante è lavorare in modo da amplificare al massimo l’effetto “valanga” di un gruppo di persone che comunica la propria gioia.
