ABC Del Banchetto perfetto

Matrimoni, cerimonie, eventi importanti e serate di gala: tutte situazioni in cui gli ospiti si aspettano qualcosa di speciale e in cui gli chef e i ristoratori si giocano la faccia e la reputazione. Sì, perché sarebbe ingenuo pensare che per allestire un banchetto degno di questo nome sia sufficiente moltiplicare per il numero degli invitati quello che di solito si propone ai propri clienti, solo aggiungendo qualcosa di più scenografico nella mise en place o nel décor. Al contrario, il banqueting – l’insieme delle operazioni di approvvigionamento, preparazione e servizio di cibi e bevande in occasione di occasioni di gala o di rappresentanza – è un’arte a sè, complessa e articolata, che investe ogni aspetto dell’organizzazione dell’evento, e che di anno in anno diventa sempre più importante e strutturata.
L’importanza di aggiornarsi Grazie al lavoro dei molti che hanno investito nel banqueting in modo serio e continuativo, mutuando il meglio di quanto accade sullo scenario internazionale, l’asticella della professionalità si è spinta sempre più in alto e così il rischio di insuccesso per i dilettanti allo sbaraglio è sempre più frequente. Non solo è fondamentale approcciare la banchettistica in modo professionale e manageriale, ma è sempre più importante aggiornarsi e rinnovarsi. Infatti, anche se le cerimonie sono per definizione rituali e a-temporali, ciò non significa che non risentano dell’evoluzione dei gusti e delle esigenze della società. Dunque la cucina del banqueting non può non recepire elementi che i consumatori oggi ritengono molto importanti, come la qualità dei prodotti, la salubrità degli ambienti o la sicurezza, e deve fare attenzione alle nuove sensibilità in tema di tutela dell’ambiente, biodiversità, ma anche di divieti alimentari di ordine religioso, di regimi dietetici e di problemi legati ad allergie e intolleranze alimentari. Il banqueting deve recepire anche le nuove formule di consumo, quelle di maggior successo, come il brunch, i buffet incentrati sulla stagione o le cene a tema. Quanto alla location, c’è un crescente interesse per luoghi nuovi e non convenzionali: dai musei di arte contemporanea ai giardini d’arte, dai caravanserragli alle imbarcazioni.
Nel banqueting 4 “pilastri” Spesso quando si parla di banqueting ci si concentra sulla location, sull’allestimento e sul menu, con il rischio di sottovalutare o tralasciare altri fattori altrettanto fondamentali per la riuscita dell’evento. Ad esempio, le funzioni del reparto stewarding (ossia gli addetti alla pulizia e alla sanificazione delle cucine), la politica delle assunzioni e gli aspetti pratici legati all’organizzazione delle trasferte. Ecco perché è utile la matrice elaborata da Franco Luise, esperto di management della cucina nonché executive chef dell’Hotel Molino Stucky Hilton di Venezia. Secondo questo schema, il banqueting è come un tempio sorretto da quattro pilastri: prodotto, posizione, persone, profitti. Vediamoli uno a uno, partendo dal prodotto: il banqueting deve rappresentare al meglio il livello qualitativo della cucina e del servizio, ma sapersi anche adattare alle richieste della clientela. Deve poi armonizzarsi con il pilastro successivo, ossia la posizione. Niente di peggio per un ristorante situato in una location prestigiosa che proporre un un’offerta scadente o non in sintonia con il luogo; al contrario un ristorante situato in una posizione defilata o poco nota deve puntare su un’offerta particolare che valorizzi questi valori, così da giustificare una visita e un successivo ritorno. Ma prodotto e posizione non bastano se non entra in gioco anche il fattore umano. Il banqueting richiede un team di collaboratori professionalmente preparati e capaci di affrontare ogni richiesta della clientela: un menu ben costruito e una location perfetta potrebbero essere dimenticati dagli ospiti se i camerieri si rivelano maldestri o il team di cucina scarsamente efficiente. Non solo: visto l’investimento emotivo che i clienti riversano sulla riuscita del banchetto, qualsiasi sbavatura o inefficienza può essere pagata cara, anche letteralmente, viste le richieste di rimborsi danni per banchetti non conformi a quanto previsto.
Il kit del banchetto Tutto ciò può impattare pesantemente anche sul quarto pilastro – i profitti- che richiedono la stesura di alcune schede pratiche, necessarie per quantificare in anticipo profitti e perdite. Il lavoro di preparazione e di progettazione del banqueting – dall’analisi della concorrenza all’individuazione dei propri punti di forza, dalla definizione delle attività per farsi conoscere fino all’identificazione della clientela – servono per realizzare quello che è il vero biglietto da visita del locale, ovvero il banqueting kit. È uno strumento che permette di pianificare le proprie risorse professionali e gli stoccaggi di dispense e cantine, ma soprattutto è la presentazione che riassume filosofia, servizio, proposte e caratteristiche del locale. Meglio farla realizzare dagli esperti, i cosidetti food planner, anche per evitare di incappare in errori di ingenuità che però poi si pagano cari.
Errori da evitare Quali? Ad esempio, esagerare con numeri e i dettagli, perdendo così di vista il senso dell’offerta e confondendo i clienti, in cerca di soluzioni che semplifichino la scelta e che siano “all inclusive”. Oppue proporre troppi menu: a un locale di medie dimensioni bastano 5-6 menu di prezzi differenti, e almeno 3 selezioni di cocktail/canapé o finger food. Sbagliato anche elaborare carte troppo diverse dalla cucina abituale del locale o sovradimensionate rispetto alla tipologia delle attrezzature e alla capienza delle sale banchetti. Altra lacuna, dimenticare di includere le acque minerali nel calcolo dei prezzi o di suggerire i vini da abbinare ai cibi. Ancora, battezzare i menu con numeri o nomi generici: meglio scegliere vocaboli che li leghino alle caratteristiche del locale, della location o – nel caso di nozze – a coppie celebri del passato. Infine attenzione alla grafica: va bene la creatività, ma prima di tutto vengono la chiarezza e la leggibilità. Infine, mai pensare che il banqueting kit sia valido in eterno: va continuamente revisionato e modificato per stare al passo con le esigenze dei clienti e le tendenze gastronomiche.
Dal contratto all’evento Un tempo bastava una stretta di mano per suggellare un accordo. Oggi è necessario un contratto scritto: è meglio prevederne un paio di tipologie diverse, facendosi aiutare da un legale. Quando il cliente lo ha firmato, questo documento è il punto di partenza per l’organizzazione dell’evento: più è dettagliato (non solo in termini di data,menu e numero di invitati, ma anche di orari e allestimento) più è agevole il lavoro del team. Esso rappresenta la base per stilare un “ordine di servizio”, il timone che stabilisce chi fa cosa, quando e come, e che va distribuito a tutti i reparti. Qui entrano in gioco le risorse umane, un tema molto delicato: trovare le persone giuste richiede un preciso piano d’azione che inizia con la previsione del personale necessario in funzione del singolo evento, continua con la programmazione delle attività di reclutamento, prosegue con il reclutamento vero e proprio e termina con la definizione delle mansioni. Le variabili da analizzare sono tante: la più importante è la cosidetta “regola di produttività” che calcola il rapporto tra numero di coperti, tipo di buffet e personale necessario. Il coordinamento tra reparti è ciò che fa la differenza tra un banchetto perfetto e uno mal riuscito.
Nel fatidico giorno Perché tutto funzioni al meglio è necessario fare controlli incrociati in modo che gli addetti ai vari settori non si intralcino fra loro. Ad esempio, i menu vanno posizionati sui tavoli solo dopo che i fioristi hanno finito il loro lavoro e devono essere stampati all’ultimo, quando si è certi dei piatti e dei vini che saranno serviti; vanno sempre riletti, perché i frequenti “copia e incolla” fatti al pc sono una miniera di errori. A dirigere il team del banchetto sono due figure-chiave: lo chef di cucina e il responsabile del servizio, che devono lavorare in totale sintonia di obiettivi. Per questo è importante che organizzino incontri pre-evento per fare il punto della situazione e discutere i dettagli più importanti, con i vari responsabili di reparto. Il lavoro del team prosegue a festa finita: mentre si riassetta la sala o il déhors, un incaricato deve raccogliere le impressioni dei clienti e raccoglierle in un questionario realizzato ad hoc: se ne trarranno indicazioni utili per migliorare il servizio. Anche se è altrettanto importante la capacità di ascoltare quel che il cliente non dice..

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