Una riunione (ben fatta) vi salverà

La paura, è ben noto, è una pessima consigliera. E rischia, nei momenti di difficoltà e di crisi, di tenerci fermi o, peggio ancora, di prendere strade senza uscita: «I periodi di vacche grasse – spiega Ivonne Porto (nella foto), esperta in gestione delle risorse umane –  finiscono per impigrire le menti. Nei momenti difficili occorre fare appello a tutte le proprie risorse. Va bene individuare e tagliare gli sprechi, ma tagliare la qualità del servizio è un boomerang pazzesco. Un esempio? Smetto di dare il cioccolatino con il caffè per risparmiare qualcosa. Salvo poi scoprire che era proprio quello il motivo per cui il cliente sceglieva il mio caffè anziché quello del bar a fianco».

Spazio ai collaboratori
Nei momenti di difficoltà, sostiene Porto, proprio i collaboratori potrebbero essere l’asso nella manica da giocare: «L’imprenditore assume dei cervelli, non delle mani. Spesso però se ne dimentica: e finisce con il considerare solo un costo quello che invece può essere una risorsa preziosa. Tante teste ragionano meglio di una: per questo è importante coinvolgerli, mettendoli al corrente delle difficoltà e stimolandoli nella ricerca di soluzioni percorribili».
Porto suggerisce l’uso della riunione come arma anticrisi. Perché sia efficace, però, è necessario che venga organizzata e svolta seguendo regole precise: «La prima cosa – spiega Porto – è definire un obiettivo chiaro, preciso e concreto. A guidarla deve essere il titolare: espone la situazione in modo oggettivo, analizza le cause – concentrandosi su quelle che dipendono dall’attività – e chiede che si propongano soluzioni. Tutti devono dire la loro. Quindi si scelgono le soluzioni migliori, chi le ha proposte deve anche valutarne i possibili rischi, si valutano vantaggi e possibili miglioramenti e si decide. A fine riunione il titolare deve fare una sintesi, trarre le conclusioni e affidare a ognuno, per iscritto, compiti e responsabilità». A questo punto non resta che mettersi al lavoro, ognuno per la parte che gli è stata assegnata. «Il feed back è fondamentale – conclude Porto -. Un mese dopo, bisogna fare il punto: cosa è stato fatto, i risultati raggiunti, miglioramenti e nuovi obiettivi».

Le regole
1. Definire l’obiettivo Deve essere concreto, specifico, raggiungibile.
2. Analisi
Descrizione oggettiva della situazione reale (fatta dal titolare).
3. Cause
Focus su quello che dipende da noi. Niente caccia ai colpevoli.
4. Ricerca soluzioni Ognuno deve dire la propria. Scegliere 1 o 2 soluzioni a testa.
5. Analisi dei rischi
Chi ha proposto la soluzione ne deve individuare i possibili rischi. Si selezionano le migliori da approfondire.
6. Ricerca dei vantaggi Benefici delle soluzioni individuate e proposta dei possibili correttivi
per migliorarne l’efficacia.
7. Chiusura
Il titolare fa una sintesi e attribuisce compiti e responsabilità scritti a ognuno (chi, cosa, quando, come, perché).
8. Monitoraggio
Riunione successiva dopo un mese per valutare cosa è cambiato.

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