La corretta tenuta dei libri contabili

Norme&Fisco –

I registri contabili e fiscali che le imprese sono tenute ad avere e aggiornare: quali sono, come compilarli correttamente, per quanto conservarli. Una preziosa miniguida per evitare di incorrere in errori e nelle relative sanzioni

Per la generalità delle imprese vige l’obbligo di tenere, ai fini amministrativi, libri o registri contabili e fiscali.
Le registrazioni, manuali o tramite pc, vanno effettuate entro 60 giorni. Se la contabilità è tenuta con sistemi elettronici il termine di 60 giorni si riferisce all’inserimento dei dati nel computer.
I registri devono essere stampati entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (se l’esercizio coincide con l’anno solare, i libri devono essere stampati entro il 30 dicembre dell’anno successivo) a condizione che, in caso di verifica e a richiesta, possano essere stampati in qualsiasi momento.
Non devono essere preventivamente numerati e bollati ma la numerazione avviene in fase di stampa e ricomincia da uno in ogni anno di esercizio di competenza delle scritturazioni.
Devono riportare su tutti i fogli la denominazione e/o il codice fiscale e il tipo di registro.
Tutti i registri - e le scritture contabili in genere - devono essere tenuti ordinatamente, senza spazi in bianco, interlinee e trasporti in margine. Non si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

I registri contabili
L’obbligo di tenuta dei registri (o libri) contabili riguarda solo le società a contabilità ordinaria. Ditte individuali, società di persone ed enti non commerciali sono sottoposti all’imposta di bollo di 32 euro ogni 100 pagine, tramite apposizione di una marca nella prima pagina e poi una ogni 100 pagine; la marca è, invece, la metà, quindi 16 euro (sempre ogni 100 pagine) per le società di capitali. Per pagina s’intende ogni facciata scritta.
La marca da bollo copre 100 pagine anche se relative a due periodi differenti: si apporrà, quindi, alle pagine 1/2014 e 101/2014; se il 2014 dovesse finire con la pagina 160, per esempio, la marca successiva verrà apposta alla 41/2015, poi 141/2015 e così via.
I registri contabili da tenere sono essenzialmente due:
1. Libro giornale: è il registro sul quale si registrano giornalmente le operazioni contabili, secondo il sistema della partita doppia. In alcuni casi il libro giornale viene preventivamente sottoposto a numerazione, bollatura e vidimazione perché alcuni tribunali non riconoscono valido, ai fini dell’emissione del decreto ingiuntivo, il libro giornale non preventivamente numerato e bollato. Va però tenuto presente che a tal fine è ammessa la produzione in giudizio anche degli estratti autentici delle scritture contabili previste ai fini tributari (art. 634 c.p.c.), tenute con l’osservanza delle relative norme; i libri Iva potrebbero quindi sostituire il libro giornale, senza necessità di vidimazione.
2. Libro degli inventari: viene utilizzato una volta all’anno con la trascrizione, a fine esercizio, del bilancio di esercizio con il dettaglio e l’analisi qualitativa e quantitativa di tutte le attività e passività.
Deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette,che scade al nono mese successivo a quello di chiusura dell’esercizio. Quindi, in caso di esercizio coincidente con l’anno solare, la firma deve essere apposta entro il 30 dicembre dell’anno successivo.
Accanto a questi due registri, possono esserci altre scritture obbligatorie richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa: alcuni esempi potrebbero essere la contabilità di magazzino, che in alcuni casi è anche un obbligo fiscale, e la contabilità industriale, che in genere però non interessa i pubblici esercizi.

I registri fiscali
L’obbligo di tenuta dei registri fiscali riguarda tutte le imprese. Per i soggetti in contabilità semplificata, i registri fiscali hanno anche la funzione di sostituire i libri contabili con scritture non in partita doppia.
Sono sottoposti al solo obbligo di numerazione, senza preventiva vidimazione, come per i libri contabili. Non è dovuta l’imposta di bollo.

Imposte dirette
Ai fini delle imposte dirette vanno tenuti tre documenti:
1. Registro dei cespiti ammortizzabili, vanno registrati gli acquisti dei beni ammortizzabili e la conseguente fase di ammortamento per ogni esercizio. Le scritture possono essere effettuate, in sostituzione, sul libro degli inventari o - per i soggetti in contabilità semplificata - sul registro Iva degli acquisti. Va compilato annualmente, sia manualmente che con sistemi elettronici, entro nove mesi dal termine del periodo di imposta (30 set-tembre dell’anno successivo, per gli esercizi ad anno solare).
2. Contabilità di magazzino: rileva le movimentazioni, in quantità, delle merci, dei prodotti finiti, delle materie prime e ausiliarie. Deve essere tenuto dalle società che per due esercizi consecutivi hanno superato entrambi i seguenti limiti: 5.164.568,99 euro di ricavi e 1.032.913,80 euro di rimanenze finali; i pubblici esercizi , così come i commercianti al minuto, salvo alcuni casi particolari sono esonerati.
3. Schede di mastro: vengono riepilogate, distintamente per ciascun conto, le operazioni indicate in ordine cronologico nel libro giornale. Non sono soggette neppure all’obbligo di numerazione.

Registri ai fini Iva
I registri fondamentali da tenere per il calcolo e il controllo delle operazioni rilevanti ai fini Iva sono i seguenti tre:
1. Registro dei corrispettivi.
2. Registro delle fatture emesse, dei clienti o delle vendite.
3. Registro degli fatture ricevute, dei fornitori o degli acquisti.
A questi si aggiungono il registro dei corrispettivi per mancato funzionamento del registratore di cassa e i registri per operazioni o settori particolari (omaggi, consegne in deposito, lavorazione e simili, editori, beni usati con regime del margine, agenzie di viaggio, ecc.).

Il libro dei corrispettivi
Nel registro dei corrispettivi vengono registrate le operazioni per le quali non è obbligatoria l’emissione della fattura, comprese le eventuali fatture emesse su richiesta del cliente o per propria scelta.
La registrazione è giornaliera per il riepilogo delle operazioni, senza obblighi di documentazione, e mensile per il riepilogo delle operazioni per le quali è stata emessa la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale, con facoltà di effettuare anche annotazioni più frequenti.
Per le prestazioni di servizi, a differenza delle fatture, non vanno registrati gli scontrini e le ricevute fiscali emesse con l’indicazione “non pagato” che verranno registrate al momento del pagamento.
La registrazione riguarda i documenti fiscali emessi dalle ore zero alle ore 24 del medesimo giorno.
Le fatture emesse a richiesta del cliente o per propria scelta sono inserite nella somma giornaliera; vanno indicati i numeri iniziali e finali delle fatture emesse quel giorno (fattura dal n. al n.); in alternativa, si possono annotare nel registro delle fatture emesse.
Il registro è costituito da diverse colonne in cui vengono inseriti i totali (comprensivi di Iva) suddivisi per aliquota e le operazioni non imponibili, esenti o non soggette, con l’indicazione della relativa norma.
Alla fine del periodo si procederà allo scorporo dell’imposta compresa nelle operazioni imponibili dividendo gli importi lordi per: 1,04 (con l’aliquota Iva al 4%), 1,10 (Iva 10%) o 1,22 (Iva 22%). Si ottiene così l’imponibile su cui, applicando l’aliquota, si otterrà l’imposta dovuta per quelle operazioni. n

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