Dallo scorso 20 aprile è entrato in vigore l’obbligo di collegamento tra Registratore Telematico (RT) e strumenti di pagamento già attivi al 1° gennaio 2026 e oggetto di un Contratto di convenzionamento con un prestatore di servizi di pagamento tracciabili (acquirer), per incassi per cessione di beni o prestazione di servizi.
In seguito, a regime, per la prima associazione o per eventuali variazioni, in più o in meno, di strumenti di pagamento elettronico già precedentemente associati, il collegamento dovrà essere sempre effettuato dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese; non sarà considerata tardiva la comunicazione delle operazioni di collegamento effettuata entro l’ultimo giorno del mese, anche se non lavorativo.
Il provvedimento dell’Agenzia delle entrate espone l’esempio che, qualora venga attivato un nuovo Pos il 1° febbraio, in collegamento con un registratore telematico, la registrazione del collegamento tra i due strumenti dovrà essere effettuata dal 6 al 30 aprile (ultimo giorno di aprile 2026, secondo mese successivo a febbraio)
Attenzione alle variazioni, quali:
- collegamento di un Pos già in uso ad un altro Rt già in uso;
- attivazione di un nuovo Rt collegato a uno o più Pos già in uso;
- attivazione di un nuovo Pos collegato a uno o più Rt già in uso;
- dismissione di un Pos o di un Rt.
che possono sfuggire ma che devono essere comunicate.
Il collegamento non è fisico ma telematico.
Termine e modalità della trasmissione dei dati
Il termine entro il quale i dati dei corrispettivi devono essere memorizzati è quello di ultimazione per i servizi o di consegna del bene. Se il pagamento è anticipato rispetto a tali momenti, vale la data del pagamento. Non oltre tale momento deve essere consegnato al cliente il documento che attesta l'operazione.
I dati dei pagamenti dovranno essere trasmessi telematicamente, in forma aggregata su base giornaliera all’Agenzia delle entrate insieme alla trasmissione dei dati dei corrispettivi telematici giornalieri. È possibile utilizzare la procedura web messa a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle entrate Documento commerciale online, presente nel portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia e utilizzabile anche su dispositivi mobili.
Può anche essere utilizzato sia l’Rt sia la procedura web se ha installato l’Rt presso un punto vendita, ma ha anche personale che svolge attività all’esterno per vendita a domicilio o altro.
Alla chiusura di cassa, l’Rt, senza intervento dell’esercente, predispone e sigilla elettronicamente il file contenente i dati complessivi dei corrispettivi della giornata lavorativa e trasmette tale file al sistema dell’Agenzia delle entrate.
L’adempimento si riferisce non solo all’incasso tramite carte di credito, di debito o prepagate ma a all’adozione di qualsiasi strumento “che consente di effettuare pagamenti mediante moneta elettronica” attraverso apposite app (quali Revolut, Scalapay, PayPal, ecc).
Quando non c’è obbligo di collegamento
Non vi è obbligo di collegamento se l’esercente:
- utilizza il Pos o altri strumenti elettronici, solo per incassare operazioni relative alle attività esonerate dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica (vendita tabacchi, generi di monopolio, a distanza, mediante distributori automatici, di carburanti, ricariche di veicoli elettrici, ecc;
- certifichi tutti i corrispettivi esclusivamente mediante emissione di fattura.
È possibile segnalare l’utilizzo esclusivo del Pos per attività esonerate dall’obbligo di emissione del documento commerciale utilizzando la funzionalità “POS non collegati”,
Gli strumenti utilizzabili
Gli strumenti utilizzabili sono:
- Rt con connessione a internet (provvedimento Agenzia delle entrate, 28 ottobre 2016), per memorizzare la singola operazione ed emettere il documento commerciale (come avveniva in precedenza).
È possibile utilizzare l’Rt senza connessione alla rete internet nella fase di memorizzazione e generazione dei documenti commerciali delle singole operazioni e connettere l’apparecchio internet al momento della chiusura di cassa per effettuare la trasmissione.
- Pos che, se di tipo fisico, può essere collegato a più registratori di cassa telematici a condizione che l’indirizzo del punto vendita sia lo stesso mentre, se di tipo virtuale, può essere collegato a più registratori di cassa telematici anche utilizzati presso differenti punti vendita.
Gli strumenti di tipo fisico sono identificati dalla matricola del terminale (Terminal ID) e dai dati dell’operatore finanziario (codice fiscale e denominazione) con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento.
Le forme di pagamento da specificare
Gli addetti alla cassa dovranno essere istruiti, per evitare errori o l’invio di dati non conformi o per operazioni annullate o inesistenti.
I documenti commerciali dovranno contenere anche i dati e l’importo delle forme di pagamento utilizzate:
- pagamento contante = contanti e assegni (trattati come contanti)
- pagamento elettronico = carte di credito, carte di debito, Pos, bancomat. Inoltre, bonifici bancari che non rientrano tra gli strumenti da collegare.
- buoni pasto = Iva dovuta non al momento della prestazione, ma all’incasso del corrispettivo o, se precedente, all’emissione della fattura.
- non pagato = altre forme di pagamento differito. La citata dicitura per le cessioni di beni, se il bene non è stato consegnato, ha solo effetto “amministrativo” per riconciliare le risultanze “della cassa” con l’importo dei corrispettivi emessi. Per le prestazioni di servizio ha anche l’effetto Iva indicato al punto precedente. Altro scontrino dovrà essere emesso momento del pagamento.
L'importo totale del documento e la somma dei metodi di pagamento indicati devono coincidere. È possibile indicare pagamenti misti, parte con un metodo e parte con un altro.
Per acquisti di regali è possibile emettere il documento senza il prezzo.
Il documento può essere consegnato al cliente anche in Pdf, via e-mail o Whats-app. In caso di reso, il numero identificativo unico del documento permette di annullare o gestire la pratica.
Le buone prassi
Consigliamo la seguente prassi a chi è incaricato di emettere il documento:
- calcolare e comunicare importo senza chiudere documento telematico.
- chiedere modalità pagamento (da riportare sullo scontrino):
- contanti o assegno: indicare contanti e chiudere documento telematico.
- pagamento elettronico: inviare richiesta, quando arriva il segnale di avvenuta transazione, chiudere documento telematico.
- chiesta anche fattura: emettere immediatamente fattura, se il Rt lo permette. Negli altri casi sarà emessa fattura differita, attenzione contabilmente alla possibile duplicazione contabile e fiscale degli importi (documento commerciale e fattura) nell’incasso e nei ricavi. Se la fattura non è pagata non sarà necessaria l’emissione di un altro documento commerciale all’atto del pagamento.
- pagamento anticipato, tipo abbonamenti caffè e simili: nella prassi degli esercizi veniva utilizzato un sistema formalmente irregolare: o si emetteva solo lo scontrino dell’abbonamento (pagando la relativa Iva), senza fare nulla quando il caffè veniva bevuto; oppure, non si faceva nulla per l’abbonamento e si faceva lo scontrino (pagando la relativa Iva) quando il caffè veniva bevuto. In entrambi i casi l’Iva veniva pagata regolarmente, un po’ dopo nel secondo caso, e senza duplicazioni.
Ma cosa fare per esser regolare ed evitare duplicazioni? Non esistono istruzioni ufficiali, il sistema potrebbe emettere il documento commerciale al pagamento dell’abbonamento (pagando la relativa Iva) e:
A) emettere due scontrini alla fruizione del servizio uno negativo e l’altro positivo (alcuni registratori sono predisposti per operare in questo modo)
B) emettere un unico scontrino con la dicitura “non pagato”.
In entrambi i casi con riferimento ai dati dello scontrino già emesso all’atto dell’abbonamento.
Nel caso A si evita la duplicazione perché il negativo annulla negli importi il positivo e, nel caso B, perché l’indicazione “non pagato” non porta al calcolo dell’Iva.
Qualora l’esercente utilizzi il Pos per l’incasso di pagamenti relativi sia a operazioni soggette all’obbligo di trasmissione dei corrispettivi sia a operazioni esonerate da tale obbligo (vendita tabacchi, carburanti ecc.), il dispositivo deve essere collegato allo strumento utilizzato per la certificazione dei corrispettivi.
Casi particolari
Nel caso di prestazioni o consegne presso il cliente (per impresa in possesso di Rt presso la sede e dotata di più Pos per incassare i corrispettivi esterni), i Pos (fisici o virtuali) utilizzati per incassare i corrispettivi direttamente al domicilio dei clienti dovranno essere abbinati a un Rt, indicando l’indirizzo dell’unità locale dove lo stesso è collocato.
Per gli Rt utilizzati nell’ambito di un’attività ambulante va barrata la casella “Dispositivo ambulante” (senza i dati relativi all’indirizzo) da non barrare se l’Rt è presente nella sede dell’azienda.
